¡Para facilitar el acceso a la información, te dejamos el audio de la noticia donde hablamos sobre cómo solicitar el Certificado digital! Puedes leer el texto o hacer clic en el botón de reproducir.

Desde hace ya unos años, las asociaciones deben relacionarse con la administración a través de procedimientos telemáticos, tal y como indica la propia ley. Por supuesto, este proceso es progresivo, ya que conseguir tal cambio implica de mucho trabajo y medios que, algunas entidades no lucrativas, no tienen.

Vamos a hablar sobre cómo solicitar el Certificado digital para nuestra asociación, y así dar luz a una de las incógnitas de muchas entidades.

¿Qué es el Certificado digital?

Es un fichero digital que confirma nuestra entidad, en este caso, como asociación, y que se debe presentar siempre que queramos realizar trámites online que requieran de identificación.

Este archivo se puede almacenar en nuestro ordenador, un dispositivo externo, como un disco duro o un USB, un móvil o tablet o dispositivos utilizados para generar, almacenar y proteger claves criptográficas.

El certificado funciona a través de un navegador web, de modo que a la hora de realizar cualquier trámite se pueda firmar con el mismo rápidamente.

Una de las primeras preguntas que debemos plantearnos es: ¿por qué querríamos tener el certificado digital, más allá de que sea una implantación impuesta por la ley? ¿Qué podemos hacer con él? Aquí es importante diferenciar dos campos: el privado y el público:

En lo referido al ámbito privado, podemos utilizar el Certificado digital para identificarnos a la hora de realizar cualquier trámite online como, por ejemplo, para firmar un contrato de trabajo.

Si hablamos del ámbito público, las posibilidades de multiplican: con el certificado podemos presentar impuestos, realizar cualquier trámite ante la Seguridad Social, presentar recursos y reclamaciones, completar datos del censo de población, consultar el padrón municipal, pagar multas de tráfico o firmar todo tipo de documentos y formularios oficiales, entre otras cuestiones, ya que la lista es bastante amplia.

Tipos de certificados

A la hora de solicitar el certificado, hay que tener en cuenta que existen distintos tipos y tendremos que, como asociación, elegir el de representación. No obstante, repasamos los que existen:

• De persona física: que es el más común y que nos permite identificarnos como persona individual.
• De representación: el que nos interesa como asociación o entidad. Su titular es una persona física que actúa en representación de una entidad, tenga personalidad jurídica o no.
• Los certificados de empleados públicos, que se asignan a trabajadores que actúan en nombre de una determinada administración.

Cómo solicitar el Certificado digital

Ahora que ya tenemos las bases asentadas, vamos a hablar sobre cómo solicitar el certificado digital para nuestra asociación. Para ello, hay que seguir una serie de pasos:

• Primero, debemos actualizar los datos de la Junta Directiva en el Registro de asociaciones, que puede ser a nivel autonómico o nacional.
• A continuación, tendremos que solicitar al Registro de asociaciones un certificado en el que se indique que la asociación sí está inscrita, especificando quién es el representante legal o la Junta Directiva.
• El tercer paso será solicitar el Certificado digital a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. En este punto es importante recordar que hay que seguir las instrucciones para elegir el navegador adecuado, al igual que recomiendan utilizar siempre el mismo ordenador para evitar futuros problemas; una vez hayamos hecho esta solicitud, nos llegará un número de solicitud que utilizaremos para descargar el Certificado.
• Tendremos que acudir a la Agencia Tributaria durante los primeros quince días desde que se registró el Certificado.
• El representante legal de la entidad debe acudir a Hacienda con el DNI, el certificado de inscripción de la asociación y de representante del registro y el número de solicitud.
• Posteriormente, podremos descargar, desde la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, el Certificado digital. Igual que pasaba en pasos anteriores, se recomienda utilizar siempre el mismo ordenador. Y, ¡ojo! Esta tramitación tiene un coste que solo se puede pagar con tarjeta.
• Ahora solo quedará instalar el Certificado en el navegador o navegadores que vayamos a utilizar (o en cualquier soporte de los anteriormente mencionados) y realizar copias de este, a modo de garantía de seguridad, por si pudiera perderse en algún momento.

El Certificado digital tiene un periodo de validez de dos años, por lo que habrá que renovarlo antes de que se caduque.

Datos a tener en cuenta sobre el Certificado

A mayores, la administración pública lanza una serie de consejos a tener en cuenta mientras se solicita el Certificado:

• No formatear el ordenador en ningún momento, ni actualizarlo, ya que existe el riesgo de perder todo lo que se haya hecho. Además, y eso dependerá del dispositivo que tengamos, tendremos que desactivar el antivirus.

Además, es importante tener en cuenta que, como asociación, este Certificado nos permitirá aumentar la productividad y competitividad de la empresa, automatizar la gestión documental, reducir los errores al tenerlo todo guardado en el ordenador, ahorrar en gastos de tinta y papel al no necesitar imprimir y, por supuesto, estaremos cumpliendo con todas las obligaciones legales que se nos imponen.

Es un trámite necesario, que, aunque parece que tiene muchos pasos, se puede hacer perfectamente en un par de horas.

Si tienes más dudas sobre este tipo de documentos, no dudes en visitar la página web de Canal Sénior donde encontrarás distintas publicaciones hablando sobre los mismos.

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